Lidando Com Fluxo De Caixa Em Tempos De Crise ( As soluções para aumentar os recursos e gerenciar a liquidez ).                          13/08/2011

By  SAP Executive Insight

Dinheiro e vida e sangue de qualquer negocio , e com a turbulência nos mercados financeiros , muitas cias estão lutando para assegurar o fluxo de caixa necessário para manter as suas operações normais.

Com as restrições do credito e um declínio generalizado na demanda para a maioria dos bens e serviços os COFs estão testemunhando o viés dos negócios e as mudanças no crescimento das vendas para um esforço para cobrir a liquidez—e de retorno do capital empregado para os ciclos de Cash-to-Cash . Agora a flexibilidade na liquidez deve ser a mais protegida em primeiro lugar.

Os objetivos de longo prazo não serao atingidos se as obrigações de curto prazo não puderem ser cumpridas.

Contra esta “roubada”, a maioria das cias vão depender dos seus fluxos de caixa para manter os seus negócios.

Isto tem sido uma implicação critica para os executivos de todas as industrias e geografias. Responder as perguntas a seguir , este Insight SAP explora as ações especificas que as cias podem adotar, para assegurar uma velocidade de fluxo de caixa e a liquidez vital .

1-       Como posso proteger a saúde do meu fluxo de caixa comercial ?

2-       Como posso ganhar uma visibilidade melhor para o uso dos recursos em dinheiro?

3-       Como posso aumentar o controle sobre meu equilíbrio financeiro?

Sumario Para Providencias Rápidas.

Proteja o seu dinheiro e sua liquidez !

Com a economia global em crise , as Cias estão seriamente desafiadas a manter margens de lucros desejadas e gerar dinheiro e liquidez como requisitos para suas operações normais. Existem estratégias , no entanto , estas poderão ajuda-lo:

1-       Assegurar fluxos de dinheiro saudáveis. Porque a Cia e a origem principal de dinheiro , que VC pode manejar as suas contas de recebíveis para ter certeza que a quantidade e o timing de fluxo de caixa critico não estarão comprometidos . Por exemplo  VC poderá acelerar a conversão em  dinheiro dos ciclos com a melhoria dos processos que aumentam as correntes dos ciclos de recebíveis.

2-       Ganhar maior visibilidade das origens e dos usos do dinheiro.Ter uma completa visão da corrente inteira dos valores financeiros. O insight resultante poderá melhorar a sua habilidade para prever e otimizar o gerenciamento final do dinheiro.

3-       Aumento do controle do dinheiro que já esta disponível.    

Manuseie o dinheiro que VC terá que gerar valor maximo para o seu negocio. Este controle , no entanto e particularmente desafiador para as Cias que tem operações globais com equilíbrio das finanças fragmentadas através de vários bancos em diferentes geografias. Tenha uma conexão melhor com os seus bancos e tenha também as melhores estratégias para o dinheiro e a sua Cia.

A tecnologia correta poderá ajudar VC a atingir estes objetivos pela observação dos processos críticos que preservem os seus fluxos de caixa. 

  

( Adendo ) : A Liderança Faz Diferença Em Tempos De Crise.

Uma coisa e certa. Com a economia em crise sempre aparecem as oportunidades. Algumas Cias irão de bom para melhor ate a grandeza e outras vão desaparecer , fazendo espaço para competidores mais inovadores. Para estar entre os executivos vencedores devem considerar fortemente as melhores praticas que fornecem as abordagens mais equilibradas para se movimentarem para frente pela inclusão de ambas :  reduções de custo e investimentos inteligentes.

Referenciais : Os Fatos Por Traz Do Assunto :

Os insights apresentados na apresentação deste trabalho são baseados em décadas de experiências na ajuda de nossos clientes a se tornarem melhores em seus negócios.

Uma ferramenta importante destes esforços e a compreensão ganha com esses esforços pelas medições e comparações das performances atuais das diversas faixas e tamanhos de Cias e industrias.

A SAP conduz o referencial e as melhores praticas e estudos nas mais diversas áreas de negócios. Analisando a performance das industrias lideres, oferece aos executivos as medições necessárias para servir a suas próprias Cias o melhor do sucesso conseguido no passado e um guia para as decisões cruciais de hoje. Um exemplo seria o referencial revelando porque as Cias com a capacidade de realizar dinheiro vivo sobre os créditos tem uma media de 40% menos dias de promoções. Em adição a isso as melhores praticas dos executivos , seriam bem-vindas para considerar os esforços em anos recentes para otimizar a corrente de fornecedores. Os ciclos de recursos advindos daí tem um impulso semelhante e implicações de equívocos em baixa.

Certificando-se Da Continuidade Dos Fluxos De Caixa Comerciais.

Acelerar a Conversão dos Ciclos de Dinheiro

Com a crescente dificuldade de obtenção de capitais no mercado financeiro externo , as Cias precisam confiar nos seus fluxos de caixa comerciais para fornecer dinheiro e liquidez para as operações normais.

Assim como a maioria das Cias não tem a opção de “esticar”os prazos dos seus pagamentos devido ao risco de alienação dos seus fornecedores , as Cias deveriam focar a atenção nos seus ciclos de pagamentos a vista.

Isso por sua vez coloca grande ênfase na maneira como as Cias manuseiam a sua principal fonte de recursos, fluxos de caixa e as suas contas correntes de recebíveis.

Para otimizar a ordem dos ciclos de dinheiro , a sua Cia precisa de :

1-       Estender seu ciclo de ordens de dinheiro para focar naqueles que

“estão prontos para antecipar” as decisões de créditos , quando venderem para os clientes que tem contas correntes. Isso vai ajudar a diminuir os dias de “ promoções “ e a prevenir os “débitos e os prejuízos”.

2-       Assegurar as contas de recebíveis para conversão em dinheiro , tao rapidamente quanto possível de vez que a venda já foi feita.

Adote Um Modelo De “Credito Para Dinheiro”

VC pode lidar com os riscos dos fluxos de caixa antes que uma venda seja feita. Um exemplo : Como uma economia desafiadora pode muito bem afetar a saúde de uma Cia e a sua habilidade de enfrentar suas obrigações diárias , tais como pagamentos para seus vendedores. Seus clientes poderão atrasar todos  seus pagamentos juntos e disparar um gatilho e levar junto a sua Cia para um default ou prejuízos. Para a Cia que vende , isso significa um risco. Para lidar melhor com esses riscos , varias Cias estão expandindo um ciclo de ordens de pagamentos em dinheiro para que se tornem um “ dinheiro oriundo dos créditos “ pelas medidas a seguir :

Faca uma avaliação dos créditos antecipadamente. Para a maioria das Cias , este tipo de avaliação de crédito e feita manualmente pelo julgamento de analistas de plantão.

No entanto , esforços humanos sozinhos sempre serao inadequados para manterem o volume e a demanda por créditos – e esta abordagem poderá falhar para apontar potenciais deteriorações das situações financeiras dos clientes. Ademais uma Cia de vendas deve avaliar cada decisão de credito em termos do seu efeito cumulativo na exposição de suas vendas para as Cias compradoras. Isso e particularmente difícil para as Cias globais ou para aquelas que vendem através de varios canais. Sofisticadas aplicações analíticas podem aumentar as habilidades internas e que são a chave para ganhar maiores controles sobre suas vendas e os riscos de credito.

Não confie numa simples avaliação antes da venda. VC deveria monitorar continuadamente a base do cliente para sinais de piora nas condições financeiras e fazer ajustamentos para a sua política de créditos corretamente. Um cliente esta demorando muito para pagar ? Seria esta uma condição financeira mostrando outros sinais de stress tais como aumento dos dias de atraso para pagamentos, anormal ( porque esticar prazos de pagamentos dos clientes para preservar o dinheiro ) aumento dos inventários , ou equilíbrio decrescente do dinheiro?

Assegure que VC tenha visibilidade para este tipo de coisas acontecendo, antes que isso possa afeta-lo.  

Certifique-se da liquidez após a venda

Após a venda , as Cias devem assegurar que o pagamento dos clientes seja recebido e convertido em dinheiro rapidamente.

Monitorar as melhores contas de recebíveis de perto para impor mais arrecadações e diminuir as promoções. Tenha certeza de que o seu sistema alertem para os problemas quando acontecerem.

Conduza com cuidado a analise dos recebíveis na medida que fiquem mais tempo na carteira. Para muitas Cias , as exceções como disputas sobre dividas, negócios, e contas atrasadas

podem causar constrangimentos de fluxos de caixa , aumento de promoções ou aumento do risco sobre os lucros devido ao potencial de prejuízos com créditos ruins.

Avalie suas pesquisas mostrando que ate nas boas economias , cerca de 25% das contas recebíveis podem ficar amarradas em disputas de vendas.

Nestas economias e critico que VC possa analisar essas exceções facilmente para priorizar a continuidade do sistema.

Sistematicamente acompanhe as contas atrasadas. Comunicações internas interrompidas podem atrapalhar a solução de contas atrasadas e disputas sobre os pedidos. A disputa e coordenação das vendas devem verificar todos os detalhes das queixas com outros funcionários de vendas,transportes,cobrança ou de operações para conseguir chegar ao cerne da questão. Tenha certeza de que todos tem acesso a mesma visão  dos problemas e forneça lembretes e capacidade para chegar a uma conclusão.

A tecnologia pode ajudar as correntes de todos os ciclos de recebíveis pela consolidação de todas as informações e habilitar os empregos através das Cias para uma colaboração mais eficiente.

Ganhando Maior Visão Nas Origens

E No Uso Do Dinheiro.

As Visões do inicio ao fim da cadeia de Valores Financeiros.

Prever o controle e monitoração do fluxo de caixa de uma Cia e uma função vital. Gerenciar o dinheiro e a liquidez corretamente , requer uma visibilidade acurada e um timing e uso  dentro das origens de recursos da Cia.       

A falta de visão , por outro lado leva a uma previsão e preserva a Cia de tomar decisões imediatas sobre oportunidades e outras ações.

Tradicionalmente , as Cias tem um foco mais estreito no gerenciamento do dinheiro. No entanto , devido a um aumento na importância dos fluxos comerciais como uma origem primordial de liquidez , os departamentos financeiros necessitam de :

1-       Ganhar uma visão mais compreensiva de toda a cadeia dos valores financeiros.Isso inclui os clientes e os fornecedores e os processos que representam as origens e os usos do dinheiro da Cia.

Origens incluem : contas de recebíveis , contas de investimentos , e recebimentos das subsidiarias.

Os usos incluem contas a pagar , folha de pagamento e pagamentos para as subsidiarias. Isso e muito importante na medida que melhora as exigências de dinheiro de curto prazo.

Atingir maior precisão na visão dos  prognósticos de processos e dados que estão em alta e baixa nas correntes destas aplicações típicas.

Por exemplo , ordens de vendas de sistemas gerenciais e ordem de compras dos sistemas gerenciais, ambos tem dados críticos nas transações que eventualmente encontram seu próprio caminho nos gatilhos dos fluxos de caixa que saem e que entram.

Obstáculos No Caminho—

Analistas financeiros precisam dos acessos atualizados online para terem uma idéia das necessidades de caixa e construir previsões de caixa mais acuradas – especialmente para os gastos de curto prazo. Obstáculos que sempre estão no caminho são :

Falhas na integração de dados. Em vários casos , os analistas precisam juntar os dados de um sem numero de sistemas diferentes e seus diversos formatos. Isso inclui as contas a receber e as contas a pagar , assim como os sistemas de gerenciamento de recursos , e também as contas correntes dos bancos e os empréstimos. Mais ainda , se o objetivo for estender as previsões para um horizonte de tempo maior do que as fontes de recursos permitirem comprar ou vender.

Operações manuais tais como o uso de cálculos para previsões.

Juntar as informações e desenhar modelos complicados manualmente são intensivos em mãos de obra e consomem muito tempo . De acordo com uma autoridade lider em praticas financeiras , os analistas de finanças podem gastar ate 51% do seu tempo para juntar as informações necessárias.

Os Benefícios Da Integração .

Os departamentos financeiros deverão tomar decisões criticas rapidamente.
O tempo para juntar as informações pode ter uma capacidade significativa. Como nos podemos estabelecer um ciclo e uma cadeia de informações?

*Comece pela integração dos sistemas . O departamento financeiro que gerencia as informações criticas no sistema de softwares poderá encurtar a juntada de documentos para os diversos ciclos. Mais ainda as Cias podem eliminar sistemas estanques e os trabalhos usados para juntar as informações e produzir relatórios dos quais as decisões mais importantes dependem. Informações em tempo real se alimentam dos sistemas integrados e podem reduzir a latência das informações e relatar os atrasos. Ademais as informações em tempo real alimentam , através da integração dos bancos de dados eletrônicos , aquilo que flui diretamente para o sistema de gerenciamento do caixa da Cia e reduzem significativamente o tempo de reconciliação e fornece uma visão de quase tempo real dos saldos em dinheiro e sua localização.

* Assegurar maior visibilidade para uma acuidade mais precisa para ligar as diversas origens e usos do dinheiro. Isso permite ao depto. financeiro a melhora nas tomadas de decisões , uma ação rápida nas requisições de dinheiro e as sobras de dinheiro para investir e otimizar os retornos.

Controlando O Dinheiro Em Caixa

Um Desafio Global.

Mantenha-se mais perto do dinheiro.

Durante condições econômicas mais difíceis os departamentos financeiros querem ainda mais controle sobre os saldos em dinheiro e receber as sobras através da Cia inteira. Isso e particularmente crucial para as Cias globais que tipicamente fazem a coleta de dinheiro de múltiplas localidades em volta do mundo.

Para conseguir maior controle sobre os saldos em dinheiro :

1-Ganhar visão em tempo real. Para as Cias com contas distribuídas através de varias localidades geográficas , a necessidade de informações intra-dia de valores em contas correntes e imperativo.

2-Ter comunicações eletrônicas que ligam o banco da Cia e suas co-ligadas para gerencia do dinheiro e os recursos das co-ligadas e seus sistemas de planejamento. A interface eletrônica dos bancos ajuda a eliminar manejos manuais dos mesmos dados de um portal do banco para dentro de um portal de gerencia de dinheiro da própria Cia. Eles também reduzem os erros e a necessidade de reconciliação manual de dados com os sistemas internos.

A atualização do banco de dados diretamente para a gerencia de recursos ou da contabilidade de uma Cia , fornece informações quase em tempo real e consegue decisões mais eficientes para os recursos financeiros. Por exemplo : uma empresa de planos de saúde usa uma interface eletrônica de dados para baixar os dados diariamente de seus vários banco de dados e de seus empréstimos bancários em varias localidades com os dados já conciliados. Antes do meio dia, os profissionais de finanças já tem uma visibilidade completa dos recursos em dinheiro.

Estabeleça Uma Estratégia Financeira

Quando as comunicações com o banco estiver estabelecida , as Cias terão maior flexibilidade nas suas estratégias bancarias. Agora será então tempo de :

 1-Repensar as abordagens atuais, por exemplo , algumas Cias acham que manter o dinheiro num nível adequado tem desvantagens. Isso poderia adicionar problemas na contabilidade local da equipe que poderia falhar na especialização contábil de gerencia do dinheiro. Mais adiante , ter bolsões de dinheiro em vários lugares diferentes e problemático , em função do dinheiro não poder ser sacado eletronicamente tao facilmente para pagar obrigações em outras regiões.

Como resultado , varias Cias estão reavaliando se vão manter os saldos nas contas dos bancos em locais distantes , centralizar em um pool de recursos , ou usar uma combinação de todas estas alternativas.

2-       Concentrar o dinheiro. Varias Cias escolhem a centralizar a gerencia do dinheiro através de uma notação física de um pool. Neste caso , suas entidades legais em outras regiões transferem dinheiro para um departamento financeiro funcional centralizado , onde o dinheiro e manuseado através de uma conta interna a seu favor. Isso permite aos departamentos financeiros um controle maior sobre os saldos em dinheiro, o timing e a aprovação e liberação de recursos para pagamentos – seja para terceiros ou para subsidiarias. A concentração do dinheiro das Cias também podem ganhar maiores retornos sobre os saldos , e negociar melhores taxas ou financiar e reduzir taxas associadas a transferências de dinheiro.

Indo Em Frente : O Papel Da Tecnologia

As Cias lutam contra os efeitos da diminuição das atividades econômicas e suas habilidades para gerar liquidez no sentido de encontrar maturidade nas atividades pode ser desafiada.

Para lidar com isso de maneira bem sucedida nesta crise , os executivos devem ganhar :

1-       Melhor controle sobre suas fontes comerciais de recursos para assegurar um fluxo de caixa saudevel.

Isso significa lidar com as disputas sobre as contas atrasadas para certificar uma diminuição nas promoções e minimizar os débitos ruins. VC precisa resolver estas exceções rápida e eficientemente.

Em tempos melhores , ter um quarto de seu dinheiro comercial e fluxos de caixa presos em disputas de contas e um problema. Durante uma depressão econômica – com a liquidez minimizada o efeito disso pode ser perigoso.

2-       Uma capacidade mais forte para uma previsão mais acurada de dinheiro. Isso sempre será uma tarefa difícil , porque requer uma habilidade de integrar os dados através do sistema inteiro que estabelece as necessidades de recursos em movimento.

3-       Uma maior visibilidade sobre o controle de dinheiro ,

Os executivos precisam manusear o dinheiro mais eficientemente para ter a certeza de como exatamente e quanto eles tem nas mãos , onde os saldos poderão ser acessados. A visibilidade dos saldos externos e uma importante parte para equacionar a gerencia do dinheiro.

Um primeiro passo importante para solucionar estes desafios seria a padronização e unificação das plataformas e as tecnologias que fornecem uma visão consistente do fim dos valores da corrente financeira

sem os custos e a dor de ter que integrar sistemas múltiplos.

Padronizar os sistemas resolvem o problema da integração de dados.

Pela agregação dos dados de varios sistemas e de origens dos dados num único repositório , as Cias poderão gerar mais previsões com acuidade e resolver processos e exceções mais eficientemente. Em adição a isto, esta abordagem ajuda as organizações a cumprirem com o padrão de relatórios financeiros. Por exemplo , sistemas que gerenciam transações financeiras devem se integrar diretamente com os servidores gerais para manter a integridade dos relatórios.

O dinheiro e a vida e sangue de quaisquer negócios. A integração da gerencia e da tecnologia financeira fornece as visões de dentro e os fluxos e diálogos para assegurar para as Cias uma gerencia financeira eficiente dos seus fluxos de caixa através das crises atuais e para construir uma base solida para a sua vitalidade futura.

A SAP da suporte para os processos integrados com os melhores resultados para as industrias :

A Otimização Do Uso De Capital Produtivo.

O Uso e a gerencia dos Créditos.

A disputa pelos recursos da gerencia.

A Gerencia do Dinheiro.

O departamento financeiro e os riscos gerenciais.

O uso e a liquidez do dinheiro.

O uso do dinheiro em casa.

Pesquisa , Tradução , Divulgação : Miguel Moyses Neto

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