4 Novas Maneiras P/ Organizar-Se:  Energia, Tempo, Prioridade, Vida/Trabalho

By Mike Vardy, posted by SAP

Tradicionalmente, as listas de tarefas lembram uma frase de Theodore Roosevelt : “ Faca o que VC pode, com o que VC tem, onde VC estiver.” A maioria de nos anota as tarefas sem uma ordem especifica, sem um meio para prioriza-las. Para que VC carregue suas tarefas objetivamente, no entanto, precisamos de acrescentar “contextos” para acionar os “itens.”

Contextos são uma meta-data para nossa lista de tarefas. Nem todas as listas são criadas iguais. Na medida que nossos dias de trabalho tornam-se mais complicados, precisamos de meios mais eficazes para focar nas coisas que importam. Isso  começa por adicionar algo mais nas nossas listas de tarefas. Aqui estão algumas ideias de contextos que irão além do normal para começar.

1-  Contexto com base na Energia

Um contexto com base na energia trabalha incrivelmente bem, porque nos sentimos mais atentos e com energia, não importa onde estamos. Usando este contexto permite a VC mudar as coisas para frente, mesmo que VC não esteja se sentindo bem para alguns itens da sua lista de tarefas

Eu assinalo alta energia, para quaisquer coisas que irão tomar muito tempo da minha energia mental, baixa energia para qualquer coisa que seja razoavelmente fácil para fazer. Usar um contexto com base na energia exige honestidade. Se VC esta se sentindo ótimo, então faca as coisas que requerem mais altos níveis de energia – não se engane por fazer primeiro as coisas mais leves.

Um dos maiores benefícios de usar um contexto com base na energia e que : se VC se sente não/tao bem (ou mesmo um pouco doente), VC ainda poderá fazer algum progresso com tarefas que consomem baixa energia. Mesmo aqueles passos menores, são no mínimo passos que estão fazendo VC ir em frente na direção certa e umas poucas tarefas de baixa energia poderão algumas vezes te dar um bom momento para “pegar peixes maiores”  

2-  Contextos Baseados No Tempo

    Se VC esta tentando monitorar o tempo e suas tarefas para horas diferentes do dia, e depois usar um contexto baseado no tempo para implementar suas tarefas, estará fazendo uma coisa inteligente. Estes contextos são especialmente uteis se VC estiver tentando trabalhar na construção de um negocio além da sua rotina de trabalho, o que geralmente requer trabalhar fora de um dia “normal” das horas no escritório.

Vamos usar sua inbox como exemplo. VC ira querer “checar seus e-mails” mais do que uma vez por dia, e ai então olhar seus e-mails não serão nem de perto eficazes como checar na parte da manha e depois trabalhar em cima deles no contexto da manha. A falha nisto e que VC poderá checar seus e mails três vezes por dia e trabalhar contextos pela manha, tarde, e noite, para a tarefa de “checar e-mails” ,” o que vai manter VC na sua inbox um tempo maior (o que e uma coisa boa) e completar sua tarefa somente durante uma parte do dia. Alem disso, quando VC estiver se sentindo “perdido” no meio do dia, VC poderá olhar somente para a coluna adequada de sua lista de tarefas e voltar para onde VC “estava.”

3-  O Contexto Baseado na Prioridade

Uma outro ex. presidente dos USA, Dwight Eisenhower, usava uma ferramenta para tomada de decisões muito conhecida como “The Eisenhower Method” (apesar de ser popularizada anos mais tarde por Stephen Covey como “The Priority Matrix”). Este método oferece 4 categorias de tarefas: urgente/importantes, não urgente/importante, não importante/urgente, e não importante/não urgente.

Isso funciona muito bem porque permite a VC decidir rapidamente se algo precisa ser feito agora, mais tarde, ou talvez nem precise de jeito nenhum. VC ira ter tarefas com alertas e poderá projetar aquelas que são mais importantes assim como as mais urgentes, as quais vai permitir que VC complete suas tarefas de uma maneira mais equilibrada (opostamente se VC ficar focando em todos os itens das tarefas e não chegar a nenhuma conclusão do que são as coisas mais importantes naquelas horas). De novo, nem todas as tarefas são criadas iguais.

4-  Contexto baseados no Trabalho/Vida

Seu item de tarefa “washing the dishes” fara muito pouco para seu bem no escritório. Para te ajudar a focar na tarefa certa na hora certa, tente dividir  suas tarefas pela localização. Por exemplo, tarefas de projetos que são puramente relacionadas com seu trabalho, e as tarefas relacionadas com sua vida podem ser rotuladas com vida. Este contexto e principalmente útil para aqueles que trabalham “remoto” em casa ou free lancers e que podem facilmente serem lembrados (ou distraídos) pelas coisas de casa durante o seu dia de trabalho.  

Lembre-se que VC poderá usar uma combinação destes tipos de contextos. Não importa qual o caminho VC ira seguir, o importante e VC decidir que vai, ou também e importante VC acrescentar conteúdo para suas tarefas, de jeito que fara sentido para o seu fluxo de trabalho. Mais insights: Task Management.        

BH 25/04/2014

Pesquisa, Tradução, Divulgação: Miguel Moyses Neto  Se gostou desta matéria , divulgue para seus amigos.

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