8 Maneiras De Tornar Seu Sistema De e- mails Mais Eficaz.

By Amanda Clark, SAP/Published 17.04.2014

Se VC e o dono de um negocio, então também e um escritor—quer escreva ou não. VC poderá delegar seu blogging e poderá ainda ter um funcionário para elaborar formulários de propostas, mas se não tiver um, VC escrevera e-mails todos os dias—para clientes em potencial, clientes atuais, ou associados, e ainda para os membros da sua equipe.

Mas VC já parou para pensar sobre a confecção e a estratégia de escrever seus e mails? Quando VC aborda seus e mails inteligentemente, pode maximizar seu impacto – em outras palavras, VC pode aumentar as chances de que aqueles e-mails irão ter o efeito que VC intenta.

Aqui estão algumas dicas para fazer exatamente isto.

Mostre detalhes na linha de assunto

Se VC quer que alguém abra e leia seu e-mail, lembre-se que a maioria das pessoas e bombardeada com muito mais e-mails do que tenham condições de ler, e muitos menos mostram interesse real neles. Faca com que os seus se destaquem pela comunicação e pelo valor especifico logo na linha do assunto. Nunca deixe aquela linha de assunto em branco, nao use alguma coisa como “uma perguntinha rapida” (o que e muito vago) ou (“muito importante/por favor leia”) ou (porque o que e importante para VC pode não ser importante para o seu leitor). Ao invés disso, mostre valores específicos : “Encontro confirmado para as 9 a.m. Sexta Feira” ou “Notas da reunião de Segunda Feira, também são solidas.

 

Mantenha suas mensagens em foco

Nos sempre estamos dizendo as pessoas que o Blog de uma empresa tem somente um argumento primário—com alguns sub-pontos de ajuda, talvez, mas somente um tópico em foco. Nos aconselhamos a mesma coisa para os e-mails. VC deve se manter ligado a um ponto se possível; se VC separar os pontos que são substanciais, divida-os em duas mensagens separadas. Se VC tem vários pontos para destacar, indique na primeira frase quantos pontos existem e ai numere-os.

 

Pense antes de anexar

Anexos sempre são necessários, mas lembre-se que eles podem consumir espaço, carregar vírus, e tomar bastante tempo para download e abrir; adicionalmente, eles nem sempre traduzem bem aquilo que VC quer dizer em diferentes e-mails ou sistemas operacionais. Se VC realmente precisa somente de olhar o paragrafo de um texto, considere copiar e colar dentro da mensagem ao invés de mandar como um anexo.

 

Use a palavra URGENTE com cuidado.

 

A maioria dos programas permitem a VC colocar um sinal ou uma bandeira de urgente/importante – mas faca isso o mínimo possível. Na teoria qualquer e-mail que VC mande para um cliente ou um colega deveriam ser importantes – ou VC estaria perdendo o seu tempo e o de outras pessoas. Não se torne a pessoa que da  bandeira para todos os e-mails, porque as pessoas irão perceber rapidamente que isso não quer dizer nada e seus e- mails não são importantes.

 

Identifique-se

Esta não e uma mensagem de texto. Se VC estiver enviando uma mensagem de texto para alguém dos seus círculos pessoais—alguém que VC esta em contato diariamente ou semanalmente—e uma coisa. Se VC estiver enviando um prospecto “frio” ou seguindo alguém que VC acabou de conhecer, e importante dizer quem VC e e também dizer qual a organização que VC representa logo nas primeiras ou duas frases.

Não finja privacidade

Sempre quando VC envia o seu e mail, pense sobre a sua reputação on line. E mails não são seguros, e não há maneira de prevenir suas mensagens de serem re-enviadas ou publicadas em outros locais. A ultima coisa que VC gostaria de dizer seria algo desagradável sobre um cliente ou um competidor e saber que aquela mensagem “vazou” de alguma maneira. VC poderia negar o fato, e claro, mas a sua reputação ira sofrer mais tarde.

Saiba quando ser informal

Quando estiver enviando mensagens para um amigo intimo sobre alguma coisa que não seja estritamente relacionada com o trabalho, seria interessante usar aquelas “carinhas sorridentes” ou abreviações. Para quaisquer outras coisas, evite estas coisas!

A Prova Do Medo

Para o caso de esclarecimento, respeite o conteúdo, e sua própria reputação profissional, demore um minuto para ler sua mensagem antes de apertar o botão “send”. E muito simples fazer isso !

Mais orientações sobre isso ou para melhorar suas mensagens digite www.grammarchic.net

BH 06.06.2014

 

 

Pesquisa, Tradução, Divulgação: Miguel Moyses Neto  Se gostou desta matéria , divulgue para seus amigos.

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