Tres Maneiras De Conseguir Otimas Performances De Gastos Com Viagens

            By Richard Barret          30.09.2013

 

Levo com uma mao, e devolvo com a outra. Escrevi algo sobre isso algumas semanas atrás. Agora isso se tornou uma filosofia a mais para os gastos com as viagens e de acordo com os achados de uma nova pesquisa publicada pela CFO chamada : Melhorando & Gerenciando Gastos Com Viagens, e uma área onde a maioria das Cias tem uma performance mediana. Este achado não deveria surpreender ninguém, porque se VC verificar as pressões em cima das despesas de viagens, os funcionários começam a gaguejar e isso poderá comprometer a performance deles. VC realmente gostaria de que o seu melhor vendedor estivesse se preocupando com as despesas noturnas em um motel, antes de fechar um acordo multi-milionario com um cliente em potencial? E claro que VC não faria isso.

Talvez o que seja menos surpreendente e o fato de que 173 executivos financeiros da America do Norte e da Europa entrevistados pela pesquisa tiveram a mesma visão semelhante com 42% dos pesquisados e relataram que estavam buscando uma maior visibilidade para o controle de comportamento dos gastos com viagem e uma politica de sintonia fina para estes gastos sem que seja necessário espremer demais.

Melhorar o controle sobre gastos aleatórios possibilita um maior impacto na performance do comportamento financeiro da empresa e somente 12% dos pesquisados relataram que a politica e o compromisso dos seus empregadores com os gastos com viagem eram excelentes, mas esta claro que existe uma grande lacuna para ser fechada, a qual não somente vai reduzir a incidência das exceções mas também serviria para levar para baixo o custo das transações, pela minimização dos problemas administrativos com o gerenciamento das despesas com viagens.

As tentativas para melhorar o compromisso dos funcionários com as politicas de viagens usando uma solução automatizada, provavelmente não terá sucesso, e somente vai resultar em aumento dos custos administrativos. As pesquisas mostraram que a simples automação dos processos nas viagens não são suficientes para torna-lo correto. A maioria das empresas pesquisadas confiaram em somente 16% das automações nos processos de suas viagens dizendo que os processos são principalmente manuais. Entretanto, mais da metade dos pesquisados relataram que os funcionários das suas empresas tinham que navegar através de uma variedade de pontos para soluções check-in, e reembolsos, e ainda relataram que somente 22% dos pesquisados disseram que os sistemas de viagens são muito apertados e integrados com suas ERP e os sistemas gerais de contabilidade. A pesquisa levou para os autores do relatório a sugestão de três sistemas bem sucedidos de submissões e reembolsos automatizados das despesas com viagens.

1-  Integrar firmemente os sistemas de viagens com outros sistemas empresariais. Nas empresas que se integram com os sistema de viagens e com seus sistemas contábeis ERP, 49% dos pesquisados disseram que seus sistemas de viagens contribuem substancialmente para as habilidades para enfrentar os objetivos para diminuir as despesas com gerenciamentos, comparados com somente 11% das empresas pesquisadas e com algum sistema integrado para viagens.

2-  Consolidar as despesas com viagens e dados somente de uma única fonte. Das empresas que confiam numa fonte unificada de dados com despesas, 84% dos pesquisados disseram que as decisões gerenciais tem um acesso robusto para as informações, para o timing, e as informações compreensivas das despesas com viagens, onde estes valores são somente 57% das empresas que confiam em varias fontes de dados de despesas com viagens em vários formatos.

3-  Fazendo um melhor uso dos relacionamentos de  vendedores preferenciais para viagens. Sabendo que isso e uma estratégia obvia, sem uma solução automatizada funcionando, fica sempre difícil atingir 30% dos pesquisados, que relatam dificuldades para consolidação dos volumes suficientes para aquisições com um vendedor especifico, para atingir uma alavancagem negociada e outros 30% relataram dificuldades para reforçar os compromissos dos funcionários com as politicas de despesas com viagens.

O sucesso na melhoria dos compromissos dos funcionários, somente aparece quando eles trabalham com uma solução providenciada que tenha sido desenhada para como eles trabalham e viajam hoje. Isso significa automatizar o processo inteiro que vai de um planejamento de viagem aprovado, check-in, despesas e captura de recibos, reembolsos de despesas e dando a eles mobilidade de acessos para check-ins e captura de recibos, para que eles facam o máximo uso do seu tempo longe do escritório. Isso e exatamente o que as soluções da SAP Travel OnDemand são capazes de fazer. Somente pelo emprego de tais soluções, pode a maioria das empresas se capacitarem acima das “meramente medíocres” performances de gastos com as viagens, que este relatório descobriu. E estando disponível na base de “pagar quando VC usa”, VC poderá conseguir todos os benefícios de uma solução sem grandes investimentos adiantados.    BH 08/10/2013

Pesquisa, Tradução, Divulgação : Miguel Moyses Neto  Se gostou desta matéria , divulgue para seus amigos.

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