Cartoes De Credito : Estrategias Eficazes & Gerenciamento De Pagamentos

By HSBC BANK

Historicamente os cartões corporativos tem estado sob a supervisão da gerencia de viagens, com programas específicos e fornecedores sendo escolhidos através de um processo usado para Aquisições. No entanto, como os negócios continuam procurando por processos de pagamentos simplificados e para terem maiores condições de controle sobre o capital de giro—os pagamentos com cartões estão aumentando e se tornando uma maneira mais adequada para os propósitos das Tesourarias e Financas no sentido de dar suporte mais holístico para os pagamentos e agendas de monitoramento do dinheiro.

 

Pela movimentação, além das viagens e entretenimento (T&E) e outras despesas do dia a dia dos negócios, os cartões podem ser uma ferramenta vital no mix de pagamentos de uma empresa que visa redução de custos e a melhora nas relações com os fornecedores.

Peggy Yankovich e a Chefe Global Dos Cartoes Corporativos Do HSBC, Global Payments and Cash Management Group. Ela lidera a estratégia global, o desenvolvimento, a comercialização e otimizacao para os Corporate Card Products and solutions.

Ao longo do tempo, os cartões tem evoluído de simples T&E (Viagens e Entretenimentos) para aquisições e mais recentemente para pagamentos virtuais e iniciais de contas. Esta evolução tem trazido criticas e melhoramentos para administração e fluxo de dinheiro na forma de aumento de controles correntes e nos processos de reduções de custos.

“Os mais saudáveis CFOs já começaram a reconhecer  a administração do dinheiro e os benefícios que os cartões podem oferecer,” disse Peggy Yankovich, Senior Vice President & Global Head of Corporate Cards para o HSBC Global Payments and Cash Management Group. As tesourarias de hoje estão em busca de sócios que podem oferecer um serviço total, one-stop-shop, para uma ampla variedade de tipos de pagamentos – desde pagamentos tradicionais incluindo SEPA, BACS e ACN, para cruzar fronteiras de acordos com FX pricing e financiamento de fornecedores, para cias querendo soluções que oferecem um serviço consistente para integração dentro dos processos e plataformas financeiras de administração, com maior eficiência e economias de escala nos mercados ao redor do mundo.

Uma ferramenta eficaz para gerenciamento do dinheiro

Os cartões funcionam como uma ferramenta eficaz de gerenciamento do dinheiro para todos os tipos e tamanhos de negócios, e em todos os estágios de crescimento e desenvolvimento. Por exemplo, quando uma cia tem uma posição de dinheiro baixa ela pode usar uma grande variedade de compras através dos cartões no sentido de diferir pagamentos. Isso inclui despesas regulares tais como aquelas usadas pelos funcionários de vendas nas viagens e para suprimentos de escritórios, assim como para quaisquer vendedores ou fornecedores de serviços que podem utilizar um cartão de credito—desde publicitários e editores e ate para empresas elétricas de enrgia e fornecedores globais.

Com um típico ciclo de contas de 30 dias e pagamentos devidos em 25 dias após a data efetiva, usar os cartões de credito para fazer pagamentos pode ajudar as cias manter dinheiro vivo por mais tempo, tanto quanto um float de 55 dias. Alternativamente, negócios que tem muito dinheiro em caixa, poderão desenhar programas de cartões que oferecam “retornos em dinheiro” ou reinvestimentos de variados gastos referentes, para continuar construindo reservas de liquidez.

Para pagamentos não iniciados com um cartão corporativo, programas de cartões virtuais podem ser usados com benefícios semelhantes com aumento do float e retornos potenciais. Estes programas lidam com a fase final de uma transação – somente para pagamentos e acordos. Todas as outras ordens de compras e processo de emissão de notas fiscais permanecem a mesma coisa. Com isso, os pagamentos que tradicionalmente seriam feitos com cheques são convertidos em transações de cartões para uma eventual corrente de processos de reduções de custos. Ai também não há cartões físicos envolvidos. Ao invés disso, números de contas individuais são gerados para cada transação, o que aumenta a segurança.

“Os CFOs já começaram a reconhecer o que a administração do dinheiro pode oferecer.”  

Sejam cartões virtuais ou tradicionais, os pagamentos com cartões também podem fortalecer as relações com fornecedores por dar a eles acesso para pagamentos antecipados, no lugar de ordens de compras típicas e processos de verificações. Isto e uma solução ideal para cias que não conseguem se classificar através de programas e canais de financiamentos normais com reduções eficazes de (DSO) Day Sales Outstandings para fornecedores enquanto ajuda também a manutenção dos negócios ou em alguns casos ate alongar seus próprios prazos (DPO) Days Payable Outstandings.

Cartoes de compras são usados para gastos por procuração e oferecem detalhes e dados para ajudar o cliente a reconciliar o processo de pagamentos

Cartoes para pagamentos: uma visão geral.

Como estratégia de administração do dinheiro, cartões-pagamentos podem :

·        Ajudar a reduzir o numero de pessoas que precisam de serem processadas.

·        Aumentam a economia porque reduzem centenas de notas fiscais com um simples pagamento mensal.

·        Reduzem a necessidade de dinheiro para pequenas despesas.

·        Aumentam o controle sobre saídas de dinheiro para fazer transações sobre limites mensais, assim como serve como melhora dos fornecedores e MCC blocks.

·        Ajuda ao longo do tempo a lidar com operações intensivas de documentos, para ambientes mais automatizados e eletrônicos.

    Aumento da visibilidade acrescenta mais controle

 Os cartões estão rapidamente se tornando um componente importante para maiores iniciativas de tesouraria, e efetivamente dando mais ajuda para tudo, desde a redução dos custos e ate melhores negociações e acordos com fornecedores, para implementar o fluxo de caixa e por consequência no capital de giro.

De acordo com Yankovich, a chave aqui e ganhar conhecimento através de acessos mais fáceis para os relatórios. “Programas de cartões pela sua natureza capturam mais dados nos pagamentos, muito mais do que existe de disponível em um ambiente de verificações,” ela explica. “Globalmente, sumarizando os níveis de transações, relativos a informações  consolidadas cruzadas com os locais de filiais, dando as empresas uma maior profundidade e visibilidade nos gastos e nos pagamentos para diversos paises e fornecedores.”

Hoje em dia as tesourarias estão procurando parceiros que podem prestar serviços totais, em uma situação que pode seguir a uma abrangência maior de tipos de pagamentos, desde os mais simples e tradicionais incluindo a SEPA, BACs, e ACH, ate os acordos entre fronteiras com a inclusão de preços e de financiamentos de fornecedores, ate pagamentos básicos com cartões de credito.

Para simplificar o gerenciamento de despesas mais a frente, os relatórios podem ser entregues diariamente através de transmissões de arquivos, os quais podem ser formatados para uma integração total para terceiros, tais como Concur, SAP, e Oracle, entre outros. Isso, Yankovich diz, oferece sistemas de tesouraria com uma visão critica e necessária para suposição dos seus objetivos primários.

O Envolvimento Do Acionista, fundamental para o sucesso

Como partes de uma solução total, os cartões podem implementar a habilidade de uma cia para monitorar, lidar, e reconciliar pagamentos – e em ultima analise ajudar a ganhar maiores controles sobre saída de recursos, para melhorar o capital de giro. A implementação de programas de cartões B2B foram desenhadas para conseguir estes objetivos, no entanto isso requer a integração dos acionistas envolvidos do lado da empresa. Estes incluem representantes dos seguintes departamentos :

·        Procuradores:

Negociacoes de Contratos e Projetos de Gerenciamento: Estes mesmos elementos da equipe trabalham em analises internas dos projetos, avaliam fornecedores e os critérios do usuário final e definem programas e o papel do administrador dos processos de monitoração assim como da suporte para habilitação e para o usuário/fornecedor.

·        Contas a Receber:

Para oferecer dados no preparo de uma ERP e seu conteúdo, um processo do proprietário designa a integração de dados e o pagamento de fornecedores com dados detalhados e atualizados.

·        Sistemas e TI :

Fornecendo dados adicionais para o preparo de formatos e conteudos ERP, e suporte para exportação de rotinas e tabelas de validações para GCMs e importação de rotinas para ERP e alimentação de dados.

·        Normas e Auditorias

Aqui os especialistas oferecem guias de normas e auditorias para requerimentos de identificação da pessoa responsável para programas de auditorias ( se eles ainda não estiverem dentro dos papeis dos Programas Da Administracao )

·        Financas :

Para oferecer dados e projetar escopos, normas, e auditorias de processos, e requerimentos de relatórios financeiros.

·        Tesourarias :

Para adicionar dados em projetos e escopos e outras funções especificas para negócios particulares.

Uma visão holística para os processos de pagamentos

Esse tipo de suporte e cruzamentos funcionais para o programa de cartões B2B e chave para seu sucesso, diz Yankovich. “ Na experiência do HSBC, os programas que promovem um passo convencional para um processo de Procuracao de empréstimos seguidos por uma introdução para negócios maiores, somente funcionam ate o ponto de implementação tipicamente  funcional.”
Para alcançar isso, e importante ficar longe da visão que os cartões são uma solução única. Na medida que os cartões oferecem os benefícios das despesas gerenciadas sob a perspectiva de gastos dos funcionários, a corrente do fluxo de informações pode oferecer muito mais para uma gerencia do dinheiro e processos, do que uma estratégia global do capital de giro.

Como resultante, o provedor correto precisa oferecer uma grande e total suíte de soluções e pagamentos desde as locais e regionais ate as internacionais e as multi-cambiais; assim também como altos e baixos valores, grandes e pequenos pagamentos, em papel, plástico, ou formatos eletrônicos. As soluções de cartões ideais deveriam fornecer um simples e único processo que facilmente integraria dentro dos fluxos de pagamentos existentes e minimizando as complexidades e o impacto das moedas estrangeiras.

“Programas de cartões pela sua natureza capturam mais dados no momento do pagamento, muito mais do que esta disponível num ambiente de verificação.”

Para uma solução multinacional de pagamento, e vantajoso para as cias procurar por um serviço total de um banco internacional – um que não somente tem uma variedade de produtos necessários, mas que também possa oferecer conectividade em todos os mercados para dar suporte a iniciativas globais. E assim, desde que dois negócios nunca são parecidos, um sócio com a expertise para prover uma abordagem de consultoria para cada situação ira ajudar e assegurar sucesso. Isso envolve um ganho para maiores entendimentos dos negócios e das necessidades únicas e objetivos através de todas as áreas e uma analise total dos processos existentes e das ineficiências no sentido de recomendar um mix de produtos e serviços para criar pagamentos holísticos e uma solução do gerenciamento do dinheiro.      

BH 05.01.2015

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Pesquisa,Traducao, Divulgação: Miguel Moyses Neto  Se gostou desta matéria , divulgue para seus amigos.

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