Encontre Tempo Para Trabalhar No Que Realmente Tem Importancia

                          By Julian Berkinshaw & Jordan Cohen

 

Para identificar as tarefas que VC precisa cortar, aceite esta afirmação interativa.

Mais horas no dia. E uma coisa que todos nos gostaríamos, e no entanto e impossível de alcançar. Mas e se VC pudesse se livrar de um tempinho—digamos 20% do seu dia de trabalho—para se concentrar nas responsabilidades que realmente importam.

Nos dedicamos pelos últimos três anos, estudando como as pessoas podem se tornar mais produtivas e encontramos uma resposta muito simples: Eliminar ou delegar tarefas sem importância e substitui-las por outras de maior valor ou importância. Nossa pesquisa indicou que trabalhadores intelectuais gastam uma grande quantidade de tempo – media de 41% -- em atividades discricionárias que oferecem pouca satisfação pessoal, e que poderiam ser competentemente realizadas por outras pessoas. Sendo assim, porque continuamos a faze-las ? Porque lidar consigo e mais fácil dizer, do que fazer. Nos instintivamente nos agarramos a tarefas que nos mantem ocupados e portanto importantes, enquanto nossos patrões, estão constantemente progredindo e tentando fazer mais com menos, acumulando varias responsabilidades que estaríamos aptos a aceitar.

Nos cremos que há uma direção a tomar, no entanto. Trabalhadores intelectuais podem se tornar mais produtivos pela conscientização de como lidar com seu tempo disponível; e deixar aqueles ou delegar competentemente para outros. Nos tentamos esta intervenção com 15 executivos em diferentes empresas, e elas se tornaram aptas a reduzir dramaticamente o tempo envolvido em tarefas de pouca importância: Elas cortaram trabalhos burocráticos numa media de seis (6) horas por semana e de reuniões numa media de duas (2) horas por semana. E os benefícios foram visíveis. Por exemplo, quando Lotta Laitinem, uma gerente ou equivalente, em uma empresa Escandinava de seguros, acionava reuniões e tarefas administrativas no sentido de despender mais tempo ajudando sua equipe, o que levou a um aumento de 5% nas vendas por unidade, em cima de um período de três semanas.

Enquanto nem todos foram bem sucedidos no nosso estudo, os resultados, mesmo assim foram impressionantes. Pelo simples fato de perguntar aos pesquisados repensarem e mudar o ritmo do seu trabalho, pudemos ajuda-los a livrar cerca de 1/5 do tempo deles—uma media de um dia inteiro por semana e focar em tarefas mais recompensadoras com as horas economizadas.

Porque e Tao Dificil ?  

Aqueles que trabalham com o conhecimento apresentam um grande desafio para os gerentes. O trabalho que eles realizam e difícil para observar          ( muita coisa acontece dentro de suas cabeças ), e a qualidade destes pensamentos são frequentemente subjetivos. Um gerente poderia suspeitar que um empregado esta gastando o seu tempo ineficientemente, mas devera ser firme na avaliação e no diagnostico do problema, deixando que a solução surja sozinha.

Nos entrevistamos 45 funcionarios intelectuais em 39 empresas em setores da indústria nos USA e Europa para ver como eles gastavam o tempo diariamente. Nos verificamos que ate os mais dedicados e os melhores deles, devotavam grande quantidade de tempo a tarefas tediosas, sem valor agregado nas suas atividades como trabalhos burocráticos e sem valor gerencial nas organizações ( por exemplo, reuniões com pessoas de outros departamentos ). Estas tarefas efetuados pelos mais intelectuais ofereciam pouca utilidade e pouco valor para a empresa.

O Trabalho Que Os Funcionarios Intelectuais Fazem.

Nossas pesquisas mostram que o trabalho burocrático e o gerenciamento sem eficácia, toma cerca de 2/3 do tempo em media...

... e ainda assim estas tarefas foram classificadas como as mais fáceis e aborrecidas.

Em face destes conhecimentos, os participantes do estudo, delegaram, se orientaram, ou adiaram tarefas de pouco valor para conseguir mais tempo livre para os trabalhos mais importantes.

Há varia razoes pelas quais isso acontece. A maioria de nos se sente incluída numa rede de compromissos dos quais podem ser dolorosamente dedicados a nos mesmos. Nos preocupamos com o fato de que estamos deixando nossos amigos e colegas subjugados se pararmos de executarmos determinadas tarefas. “ Eu gostaria de parecer mais ocupado e produtivo—a empresa valoriza uma equipe, um dos participantes observou. Tambem, aqueles progressos menos importantes em quaisquer tarefas—mesmo os menos essenciais – aumenta nossa auto- estima de engajamento e da satisfação, as pesquisas tem mostrado. E apesar das reuniões terem sido consideradas altamente uma perda de tempo, elas ofereceram a oportunidade de socialização e conectividade com os outros trabalhadores. “ Eu realmente estava olhando para a frente, cara a cara nas reuniões, quando um dos nossos apresentadores disse. Uma decisão e mais eficiente do que uma reunião, mas ela e fria e as vezes falta sentido.”

As organizações dividem a culpa por terem menos produtividade. O corte de gastos tem sido o mais prevalente ao longo da ultima década, e os trabalhadores mais cultos, como a maioria, tem sido aqueles que assumem as tarefas de valor mais baixo – tais como organizar as viagens – o que faz com que fiquem distraídos de tarefas mais importantes. Mesmo os negócios confidenciais estão aparecendo, mas varias empresas estão hesitando em trazer mais recursos, particularmente aquelas empresas que as administram. Ainda mais, os ambientes regulatórios a controles mais rígidos em muitas industrias tem contribuído para a aversão ao risco para as culturas corporativas que acabam desencorajando as pessoas mais experientes, na cessão para as menos experientes. As consequências são previsíveis: “Minha equipe esta desfalcada e incapacitada, e assim sendo o meu calendário e um pesadelo, e além disso sou forcado a ter mais reuniões do que deveria,” um estudo relatou. Um outro comentário,”Eu estou enfrentando o constrangimento de trabalhar com as pessoas para as quais eu delego.”

Algumas empresas estão realmente tentando seus trabalhadores a se concentrarem na agregação de valores. Por exemplo, um de nos (Jordan Cohen) ajudou a Pfizer a criar um serviço chamado pfizerWorks, o qual permite aos funcionários a estabelecer menos tarefas importantes. Nos também temos visto iniciativas corporativas que estão banindo e-mails nas Sextas Feiras, colocando limites para as reuniões, e proibindo apresentações internas do Power Point. Mas e muito difícil de mudar as normas institucionais, e quando os funcionários intelectuais não aderem a estas tendências de cima para baixo, eles acabam, criando meios de resistir para lidar com o problema, o que por consequência so pioram as coisas. Nos estamos propondo um meio termo neste assunto: Ajuda através da intervenção da gerencia que poderá fazer com que estes funcionários ajudem a si mesmos.

O Que Estes Funcionarios Podem Fazer

Nosso processo, e uma variante do clássico exercício de Comece/Pare/Continue, o qual foi desenhado para te ajudar a fazer pequenas mas significativas mudanças no seu dia a dia da escala de trabalho. Nos facilitamos este exercício com 15 dos executivos, dos quais mencionamos acima, e eles conseguiram resultados excepcionais.

Identifique as tarefas de pouca importância. Usando esta auto-afirmacao, examine todas as suas atividades e decida quais são : a-  Diga não as que não tem importância para VC ou para sua firma. b- aquelas que são faceis de largar, delegar, ou terceirizar. Nossas pesquisas sugerem que pelo menos ¼ do conhecimento típico de todos os trabalhadores envolvidos caem em ambas categorias, e assim sendo VC deveria encontrar um objetivo com uma duração de 10 horas periódicas por semana. Os participantes em nosso estudo apontaram uma variação de tarefas que podem ser dispensadas. Lotta Laitinen, a gerente deste assunto, rapidamente identificou varias reuniões, tarefas e rotinas administrativas que ela poderia dispensar. Shantanu Kumar, CEO de uma pequena empresa de tecnologia de Londres, concluiu que ele estava muito envolvido com detalhes de planejamento, enquanto Vincent Bryant, um gerente da GDF SUEZ Energy Services, ficou surpreso com o tempo que ele estava desperdiçando com a guarda de documentos.

Decida onde cortar, delegar, ou redesenhar. Divida as tarefas de pouca importância em três categorias: “morte súbita” ( coisas que VC poderá parar de fazer agora e sem nenhum efeito negativo), “tarefas fora do contexto” (tarefas que podem ser delegadas com um mínimo de esforço), e “trabalhos de longo prazo” ( aqueles que podem ser restruturados ou superados). No nosso estudo os participantes verificaram que este passo provocou uma profunda reflexão nas contribuições reais para suas respectivas organizações. “ Eu voltei um passo atrás e me perguntei, “deveria estar fazendo isso em primeiro lugar ? O meu subordinado poderá fazer isso? “Ele tem condições de fazer?” “ lembra Johann Barchechath, um gerente no BNP Paribas. “Isso me ajudou adivinhar o que realmente tinha valor para o banco, versus aquilo que tinha valor para mim – e o que simplesmente não deveríamos fazer de jeito nenhum.” Um outro participante percebeu, “eu conclui que a grande mudança que deveria fazer e dizer não para as tarefas sem valor e não me comprometer em primeiro lugar.”

Tarefas Eventuais. Nos ouvimos de vários participantes, que a delegação de tarefas inicialmente, eram as que mais desafiavam – mas ultimamente bastante compensadoras. Um dos participantes disse que não conseguia deixar de se preocupar com as tarefas que foram assinaladas para ele, enquanto um outro nos disse que tinha problemas para se lembrar do que fazer, levar adiante, produzir, ou buscar. “ Barchechath observou, “Eu aprendi sobre a importância do timing para delegar alguma coisa – e possível delegar muito cedo.”

A maioria dos participantes eventualmente superou aqueles gargalos problemáticos. Eles delegaram cerca de 2% a 20% do trabalho previsto, sem nenhuma perda de produtividade das equipes. Eu superestimei a habilidade do meu funcionário na primeira avaliação, mas consegui,e após um tempo, tive um trabalho, que me economizou energia,”Barchechath disse. Um bônus aconteceu, pelos funcionários juniores, que se beneficiaram por terem sido envolvidos. “[Ela] me disse varias vezes que gostou muito,” acrescentou. Vincent Bryant decidiu despejar tarefas para um assistente pessoal virtual e diz que apesar de preocupado sobre a tarefa ser resolvida com rapidez, “ela não teve problemas.”

Alocar tempo livre. O objetivo, e claro, e não somente ser eficiente, mas real. Assim sendo o próximo passo sera determinar como fazer o melhor com o tempo economizado. Anote duas ou três coisas que deveriam ser feitas, mas não foram feitas, e ai então, manter as anotações, para certificar se elas foram ou não foram feitas, com o tempo usado com mais eficácia. Alguns dos participantes dos estudos ate conseguiram ir para casa um pouquinho mais cedo para ficar com a família ( o que provavelmente os deixou mais felizes e produtivos no dia seguinte ). Alguns infelizmente relataram que suas equipes, imediatamente foram surpreendidas por eventos imprevisíveis: “ Eu consegui clarear minha caixinha mental e me vi combatendo o incêndio também.”

Mas, mais da metade reclamaram das horas extras para fazerem um trabalho melhor. “Para mim a parte mais importante foi a identificação das coisas mais importantes das quais, normalmente eu não tenho tempo,” Kumar disse. “ Eu parei de perder tempo com o meu projeto e com a ferramenta de planejamento ao invés de focar nas atividades estratégicas, como um  mapa para produção de um produto.”

Laitnen usou seu tempo livre, para ouvir telefonemas dos clientes, observando seus melhores vendedores, e ensinar seus funcionários um por um. O resultado foi uma brilhante resultado nas vendas de três semanas em 5%, com os maiores aumentos vindo das performances medias mais baixas. Um questionário revelou que os funcionários responsáveis pela experiência foram positivas, e Laitinen percebeu que não perdeu nada por ter deixado algum trabalho sem fazer. “ Na primeira semana foi realmente estressante, porque eu tive que fazer tudo sem planejamento, mas no meio do período, eu estava mais relaxada, eu ficava mais satisfeita quando ia para casa diariamente.”

Comprometa-se com o seu plano. Apesar deste processo ser inteiramente auto-direcionado, e crucial compartilhar o seu plano com seu chefe, colega, ou mentor. Explique quais as atividades que esta cortando fora e porque. Faca um acordo sobre o tempo que VC conseguiu economizar em poucas semanas. Sem estes passos, e sempre fácil, voltar aos maus hábitos. Varios dos participantes perceberam que seus gerentes ajudaram e foram muito uteis. O patrão de Laitnen, Sven Karnekull sugeriu as pessoas, as quais ela poderia delegar o seu trabalho. Outros participantes descobriram a simplicidade do compromisso das outras pessoas ajuda-los para o que viria a seguir.

Com pouco esforço relativo e sem gerenciamento direcional, as pequenas intervenções que propusemos podem impulsionar a produtividade entre os funcionários intelectuais. Tais mudanças não são sempre fáceis, e claro. “ E difícil fazer estas mudanças sem a disciplina de alguém perto de VC, um de quatro participantes destacaram. Mas todos concordamos que este exercício foi um mecanismo forcado mas de utilidade, para ajuda-los a se tornarem mais eficientes, e engajados com os outros funcionários e a gerencia. Para fazer a mesma coisa VC não terá que redesenhar quaisquer partes da organização, ou fazer uma outra engenharia do processo de trabalho, ou transformar o plano de negocio. Tudo que VC terá que fazer e escolher as perguntas certas e agir em cima delas. Afinal de contas VC e um funcionário intelectual e a pergunta certa para VC? Seu julgamento foi a razão de ter sido escolhido ou não ?

Julian Birkinshaw e professor de estratégia e de empreendedorismo da London School Business e autor do livro, “Tornando-se Um Patrao Melhor”. Jordan Cohen e um especialista em produtividade no PA Consulting Group e foi um dos nomeados para receber o MIX, Management Innovation eXchange para este trabalho pioneiro para a Pfizer Co.

BH 17.09.2013

Pesquisa , Tradução , Divulgação : Miguel Moyses Neto  Se gostou desta matéria , divulgue para seus amigos.

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