Encontre
Tempo Para Trabalhar No Que Realmente Tem Importancia
By Julian Berkinshaw
& Jordan Cohen
Para
identificar as tarefas que VC precisa cortar, aceite esta afirmação interativa.
Mais
horas no dia. E uma coisa que todos nos gostaríamos, e no entanto e impossível
de alcançar. Mas e se VC pudesse se livrar de um tempinho—digamos 20% do seu
dia de trabalho—para se concentrar nas responsabilidades que realmente
importam.
Nos
dedicamos pelos últimos três anos, estudando como as pessoas podem se tornar
mais produtivas e encontramos uma resposta muito simples: Eliminar ou delegar
tarefas sem importância e substitui-las por outras de maior valor ou importância.
Nossa pesquisa indicou que trabalhadores intelectuais gastam uma grande
quantidade de tempo – media de 41% -- em atividades discricionárias que
oferecem pouca satisfação pessoal, e que poderiam ser competentemente
realizadas por outras pessoas. Sendo assim, porque continuamos a faze-las ?
Porque lidar consigo e mais fácil dizer, do que fazer. Nos instintivamente nos
agarramos a tarefas que nos mantem ocupados e portanto importantes, enquanto
nossos patrões, estão constantemente progredindo e tentando fazer mais com
menos, acumulando varias responsabilidades que estaríamos aptos a aceitar.
Nos
cremos que há uma direção a tomar, no entanto. Trabalhadores intelectuais podem
se tornar mais produtivos pela conscientização de como lidar com seu tempo
disponível; e deixar aqueles ou delegar competentemente para outros. Nos
tentamos esta intervenção com 15 executivos em diferentes empresas, e elas se
tornaram aptas a reduzir dramaticamente o tempo envolvido em tarefas de pouca
importância: Elas cortaram trabalhos burocráticos numa media de seis (6) horas
por semana e de reuniões numa media de duas (2) horas por semana. E os
benefícios foram visíveis. Por exemplo, quando Lotta Laitinem, uma gerente ou
equivalente, em uma empresa Escandinava de seguros, acionava reuniões e tarefas
administrativas no sentido de despender mais tempo ajudando sua equipe, o que
levou a um aumento de 5% nas vendas por unidade, em cima de um período de três
semanas.
Enquanto
nem todos foram bem sucedidos no nosso estudo, os resultados, mesmo assim foram
impressionantes. Pelo simples fato de perguntar aos pesquisados repensarem e
mudar o ritmo do seu trabalho, pudemos ajuda-los a livrar cerca de 1/5 do tempo
deles—uma media de um dia inteiro por semana e focar em tarefas mais
recompensadoras com as horas economizadas.
Porque
e Tao Dificil ?
Aqueles
que trabalham com o conhecimento apresentam um grande desafio para os gerentes.
O trabalho que eles realizam e difícil para observar ( muita coisa acontece dentro de suas
cabeças ), e a qualidade destes pensamentos são frequentemente subjetivos. Um
gerente poderia suspeitar que um empregado esta gastando o seu tempo ineficientemente,
mas devera ser firme na avaliação e no diagnostico do problema, deixando que a
solução surja sozinha.
Nos
entrevistamos 45 funcionarios intelectuais em 39 empresas em setores da
indústria nos USA e Europa para ver como eles gastavam o tempo diariamente. Nos
verificamos que ate os mais dedicados e os melhores deles, devotavam grande
quantidade de tempo a tarefas tediosas, sem valor agregado nas suas atividades
como trabalhos burocráticos e sem valor gerencial nas organizações ( por
exemplo, reuniões com pessoas de outros departamentos ). Estas tarefas
efetuados pelos mais intelectuais ofereciam pouca utilidade e pouco valor para
a empresa.
O
Trabalho Que Os Funcionarios Intelectuais Fazem.
Nossas
pesquisas mostram que o trabalho burocrático e o gerenciamento sem eficácia,
toma cerca de 2/3 do tempo em media...
...
e ainda assim estas tarefas foram classificadas como as mais fáceis e
aborrecidas.
Em
face destes conhecimentos, os participantes do estudo, delegaram, se
orientaram, ou adiaram tarefas de pouco valor para conseguir mais tempo livre
para os trabalhos mais importantes.
Há
varia razoes pelas quais isso acontece. A maioria de nos se sente incluída numa
rede de compromissos dos quais podem ser dolorosamente dedicados a nos mesmos.
Nos preocupamos com o fato de que estamos deixando nossos amigos e colegas subjugados
se pararmos de executarmos determinadas tarefas. “ Eu gostaria de parecer mais
ocupado e produtivo—a empresa valoriza uma equipe, um dos participantes
observou. Tambem, aqueles progressos menos importantes em quaisquer
tarefas—mesmo os menos essenciais – aumenta nossa auto- estima de engajamento e
da satisfação, as pesquisas tem mostrado. E apesar das reuniões terem sido
consideradas altamente uma perda de tempo, elas ofereceram a oportunidade de
socialização e conectividade com os outros trabalhadores. “ Eu realmente estava
olhando para a frente, cara a cara nas reuniões, quando um dos nossos
apresentadores disse. Uma decisão e mais eficiente do que uma reunião, mas ela
e fria e as vezes falta sentido.”
As
organizações dividem a culpa por terem menos produtividade. O corte de gastos
tem sido o mais prevalente ao longo da ultima década, e os trabalhadores mais
cultos, como a maioria, tem sido aqueles que assumem as tarefas de valor mais
baixo – tais como organizar as viagens – o que faz com que fiquem distraídos de
tarefas mais importantes. Mesmo os negócios confidenciais estão aparecendo, mas
varias empresas estão hesitando em trazer mais recursos, particularmente
aquelas empresas que as administram. Ainda mais, os ambientes regulatórios a
controles mais rígidos em muitas industrias tem contribuído para a aversão ao
risco para as culturas corporativas que acabam desencorajando as pessoas mais
experientes, na cessão para as menos experientes. As consequências são
previsíveis: “Minha equipe esta desfalcada e incapacitada, e assim sendo o meu
calendário e um pesadelo, e além disso sou forcado a ter mais reuniões do que
deveria,” um estudo relatou. Um outro comentário,”Eu estou enfrentando o
constrangimento de trabalhar com as pessoas para as quais eu delego.”
Algumas
empresas estão realmente tentando seus trabalhadores a se concentrarem na
agregação de valores. Por exemplo, um de nos (Jordan Cohen) ajudou a Pfizer a
criar um serviço chamado pfizerWorks, o qual permite aos funcionários a
estabelecer menos tarefas importantes. Nos também temos visto iniciativas
corporativas que estão banindo e-mails nas Sextas Feiras, colocando limites
para as reuniões, e proibindo apresentações internas do Power Point. Mas e
muito difícil de mudar as normas institucionais, e quando os funcionários
intelectuais não aderem a estas tendências de cima para baixo, eles acabam,
criando meios de resistir para lidar com o problema, o que por consequência so
pioram as coisas. Nos estamos propondo um meio termo neste assunto: Ajuda
através da intervenção da gerencia que poderá fazer com que estes funcionários
ajudem a si mesmos.
O
Que Estes Funcionarios Podem Fazer
Nosso
processo, e uma variante do clássico exercício de Comece/Pare/Continue, o qual
foi desenhado para te ajudar a fazer pequenas mas significativas mudanças no
seu dia a dia da escala de trabalho. Nos facilitamos este exercício com 15 dos
executivos, dos quais mencionamos acima, e eles conseguiram resultados
excepcionais.
Identifique
as tarefas de pouca importância. Usando esta auto-afirmacao, examine todas as
suas atividades e decida quais são : a-
Diga não as que não tem importância para VC ou para sua firma. b-
aquelas que são faceis de largar, delegar, ou terceirizar. Nossas pesquisas
sugerem que pelo menos ¼ do conhecimento típico de todos os trabalhadores envolvidos
caem em ambas categorias, e assim sendo VC deveria encontrar um objetivo com
uma duração de 10 horas periódicas por semana. Os participantes em nosso estudo
apontaram uma variação de tarefas que podem ser dispensadas. Lotta Laitinen, a
gerente deste assunto, rapidamente identificou varias reuniões, tarefas e
rotinas administrativas que ela poderia dispensar. Shantanu Kumar, CEO de uma
pequena empresa de tecnologia de Londres, concluiu que ele estava muito
envolvido com detalhes de planejamento, enquanto Vincent Bryant, um gerente da
GDF SUEZ Energy Services, ficou surpreso com o tempo que ele estava
desperdiçando com a guarda de documentos.
Decida
onde cortar, delegar, ou redesenhar. Divida as tarefas de pouca importância em
três categorias: “morte súbita” ( coisas que VC poderá parar de fazer agora e
sem nenhum efeito negativo), “tarefas fora do contexto” (tarefas que podem ser
delegadas com um mínimo de esforço), e “trabalhos de longo prazo” ( aqueles que
podem ser restruturados ou superados). No nosso estudo os participantes
verificaram que este passo provocou uma profunda reflexão nas contribuições
reais para suas respectivas organizações. “ Eu voltei um passo atrás e me
perguntei, “deveria estar fazendo isso em primeiro lugar ? O meu subordinado
poderá fazer isso? “Ele tem condições de fazer?” “ lembra Johann Barchechath,
um gerente no BNP Paribas. “Isso me ajudou adivinhar o que realmente tinha
valor para o banco, versus aquilo que tinha valor para mim – e o que
simplesmente não deveríamos fazer de jeito nenhum.” Um outro participante
percebeu, “eu conclui que a grande mudança que deveria fazer e dizer não para
as tarefas sem valor e não me comprometer em primeiro lugar.”
Tarefas
Eventuais. Nos ouvimos de vários participantes, que a delegação de tarefas
inicialmente, eram as que mais desafiavam – mas ultimamente bastante
compensadoras. Um dos participantes disse que não conseguia deixar de se
preocupar com as tarefas que foram assinaladas para ele, enquanto um outro nos
disse que tinha problemas para se lembrar do que fazer, levar adiante,
produzir, ou buscar. “ Barchechath observou, “Eu aprendi sobre a importância do
timing para delegar alguma coisa – e possível delegar muito cedo.”
A
maioria dos participantes eventualmente superou aqueles gargalos problemáticos.
Eles delegaram cerca de 2% a 20% do trabalho previsto, sem nenhuma perda de
produtividade das equipes. Eu superestimei a habilidade do meu funcionário na
primeira avaliação, mas consegui,e após um tempo, tive um trabalho, que me
economizou energia,”Barchechath disse. Um bônus aconteceu, pelos funcionários
juniores, que se beneficiaram por terem sido envolvidos. “[Ela] me disse varias
vezes que gostou muito,” acrescentou. Vincent Bryant decidiu despejar tarefas
para um assistente pessoal virtual e diz que apesar de preocupado sobre a
tarefa ser resolvida com rapidez, “ela não teve problemas.”
Alocar
tempo livre. O objetivo, e claro, e não somente ser eficiente, mas real. Assim
sendo o próximo passo sera determinar como fazer o melhor com o tempo
economizado. Anote duas ou três coisas que deveriam ser feitas, mas não foram
feitas, e ai então, manter as anotações, para certificar se elas foram ou não
foram feitas, com o tempo usado com mais eficácia. Alguns dos participantes dos
estudos ate conseguiram ir para casa um pouquinho mais cedo para ficar com a
família ( o que provavelmente os deixou mais felizes e produtivos no dia
seguinte ). Alguns infelizmente relataram que suas equipes, imediatamente foram
surpreendidas por eventos imprevisíveis: “ Eu consegui clarear minha caixinha
mental e me vi combatendo o incêndio também.”
Mas,
mais da metade reclamaram das horas extras para fazerem um trabalho melhor. “Para
mim a parte mais importante foi a identificação das coisas mais importantes das
quais, normalmente eu não tenho tempo,” Kumar disse. “ Eu parei de perder tempo
com o meu projeto e com a ferramenta de planejamento ao invés de focar nas
atividades estratégicas, como um mapa
para produção de um produto.”
Laitnen
usou seu tempo livre, para ouvir telefonemas dos clientes, observando seus
melhores vendedores, e ensinar seus funcionários um por um. O resultado foi uma
brilhante resultado nas vendas de três semanas em 5%, com os maiores aumentos
vindo das performances medias mais baixas. Um questionário revelou que os funcionários
responsáveis pela experiência foram positivas, e Laitinen percebeu que não perdeu
nada por ter deixado algum trabalho sem fazer. “ Na primeira semana foi
realmente estressante, porque eu tive que fazer tudo sem planejamento, mas no
meio do período, eu estava mais relaxada, eu ficava mais satisfeita quando ia
para casa diariamente.”
Comprometa-se
com o seu plano. Apesar deste processo ser inteiramente auto-direcionado, e
crucial compartilhar o seu plano com seu chefe, colega, ou mentor. Explique quais
as atividades que esta cortando fora e porque. Faca um acordo sobre o tempo que
VC conseguiu economizar em poucas semanas. Sem estes passos, e sempre fácil,
voltar aos maus hábitos. Varios dos participantes perceberam que seus gerentes
ajudaram e foram muito uteis. O patrão de Laitnen, Sven Karnekull sugeriu as
pessoas, as quais ela poderia delegar o seu trabalho. Outros participantes
descobriram a simplicidade do compromisso das outras pessoas ajuda-los para o
que viria a seguir.
Com
pouco esforço relativo e sem gerenciamento direcional, as pequenas intervenções
que propusemos podem impulsionar a produtividade entre os funcionários intelectuais.
Tais mudanças não são sempre fáceis, e claro. “ E difícil fazer estas mudanças sem
a disciplina de alguém perto de VC, um de quatro participantes destacaram. Mas
todos concordamos que este exercício foi um mecanismo forcado mas de utilidade,
para ajuda-los a se tornarem mais eficientes, e engajados com os outros funcionários
e a gerencia. Para fazer a mesma coisa VC não terá que redesenhar quaisquer
partes da organização, ou fazer uma outra engenharia do processo de trabalho,
ou transformar o plano de negocio. Tudo que VC terá que fazer e escolher as
perguntas certas e agir em cima delas. Afinal de contas VC e um funcionário
intelectual e a pergunta certa para VC? Seu julgamento foi a razão de ter sido
escolhido ou não ?
Julian
Birkinshaw e professor de estratégia e de empreendedorismo da London School
Business e autor do livro, “Tornando-se Um Patrao Melhor”. Jordan Cohen e um
especialista em produtividade no PA Consulting Group e foi um dos nomeados para
receber o MIX, Management Innovation eXchange para este trabalho pioneiro para
a Pfizer Co.
BH
17.09.2013
Pesquisa , Tradução , Divulgação : Miguel Moyses Neto Se gostou
desta matéria , divulgue para seus amigos.
Visite nosso linkedin
http://br.linkedin.com/pub/miguel-moyses-neto/28/971/9aa--- Twitter: @mikenetIT onde VC poderá ver as principais
agencias de noticias e empresas famosas do mundo e seus links ! ou também veja
nosso blog :
WWW.linktomike.blogspot.com